物業(yè)管理如何應(yīng)對“投訴”
文/劉渝靜
（圖片來自網(wǎng)絡(luò)）
投訴定義
狹義定義：是指業(yè)戶（物業(yè)所有人和使用人）在物業(yè)使用或享受服務(wù)的過程中由于房屋質(zhì)量、設(shè)備設(shè)施運行、日常與專項服務(wù)、毗鄰關(guān)系等原因所受到的各種委屈或不滿而向物業(yè)管理企業(yè)提出意見，請求處理的行為。
廣義定義：物業(yè)公司通過任何途徑而知曉的對物業(yè)管理的抱怨和不滿，即包括那些并未明確或通過規(guī)定的投訴途徑或并不要求物業(yè)公司處理的潛在化的抱怨。
要知道有4%的潛在抱怨的業(yè)戶會向你投訴，其余96%的業(yè)戶不會向你投訴,但會將他的不滿有意或無意間告訴他周圍的人。即從潛在抱怨到顯在抱怨，再到投訴的過程。
找上門來只是最終投訴的結(jié)果，實際上投訴之前就已經(jīng)產(chǎn)生了潛在的抱怨，即服務(wù)存在著某種缺陷。潛在的抱怨隨著時間推移就變成顯在的抱怨，而顯在的抱怨一有機(jī)會就會轉(zhuǎn)化為投訴。比如說，業(yè)戶偶然一次發(fā)現(xiàn)某個公共區(qū)域有污垢而產(chǎn)生異味，這時還沒有想到去投訴。但隨著時間的推移，污垢仍未除，而異味越發(fā)濃郁，就變成顯在的抱怨，在適當(dāng)?shù)臅r間，最終就進(jìn)行了投訴。
所以，我想提醒物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)將投訴視為廣義的投訴，不能逃避或回避顧客“抱怨”，更不能出現(xiàn)遏制抱怨轉(zhuǎn)化為投訴的掩耳盜鈴之舉。只有真正地將業(yè)戶投訴視作財富的企業(yè)，才能消滅投訴于萌芽之中，持續(xù)改進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量，使企業(yè)在激流涌進(jìn)的市場中站穩(wěn)腳跟。
投訴的意義及其重要性
物業(yè)管理是寓服務(wù)、管理、經(jīng)營為一體的服務(wù)性行業(yè)，而作為服務(wù)性行業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)要想杜絕物業(yè)管理投訴是不可能的，正如營銷名言所講“感謝與不滿之間只隔一張紙”。處理物業(yè)管理投訴，是物業(yè)管理企業(yè)從事物業(yè)管理與服務(wù)工作中的一項重要任務(wù)，也是與業(yè)戶直接交流、溝通的最佳方式。
1、接待與處理各類物業(yè)管理投訴是提高物業(yè)管理服務(wù)與水準(zhǔn)的重要途徑。通過對物業(yè)管理投訴的處理解決，不僅可以糾正在物業(yè)管理與服務(wù)運行中所出現(xiàn)的各項失誤或不足，而且還能夠維護(hù)和提高物業(yè)管理企業(yè)的信譽(yù)和形象。
2、業(yè)戶投訴暴露了物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)管理與服務(wù)中所存在的缺陷，企業(yè)也可以從中汲取經(jīng)驗和教訓(xùn)，并洞察業(yè)戶的需求和價值觀。
3、對于提出投訴的客戶來說，如果他們的問題能夠得到及時妥善的解決，他們會比沒有問題的客戶更加感到滿意。但若物業(yè)企業(yè)對投訴的業(yè)戶置之不理、敷衍了事，那么由此產(chǎn)生的負(fù)面效應(yīng)會如同滾雪球般惡性循環(huán)。商業(yè)有云“一百減一等于零”，意思是說，企業(yè)對于一百人來講，都能使他滿意，但是如果得罪了一名顧客，那就會前功盡棄。物業(yè)管轄范圍內(nèi)的“客戶”相對集中，其相對比重就大，而業(yè)戶之間又多為鄰里關(guān)系，影響面也大，所以物業(yè)管理人倘若對物業(yè)投訴不認(rèn)真對待或不加以重視，業(yè)戶不但會把那一次僅占百分之一的不良服務(wù)直接歸咎于企業(yè)的服務(wù)水準(zhǔn)上，還會影響其周圍相關(guān)人群，最終直接影響了企業(yè)辛辛苦苦好不容易創(chuàng)建起來的良好聲譽(yù)與品牌效應(yīng)，就是俗話說的“一粒老鼠屎壞了一鍋湯”。
企業(yè)如何形成有效的投訴處理機(jī)制
1、高層重視，并宣傳落實到每個部門、每一位員工職責(zé)上。對故意隱瞞或?qū)ν对V設(shè)置障礙情況予以懲罰。決不能以投訴量的多少來作為考核標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)以投訴處理率、投訴處理及時率、投訴處理滿意率來衡量業(yè)績。
2、開辟、暢通投訴渠道，可分為兩級渠道進(jìn)行。一級渠道：公司總部設(shè)立對外投訴窗口，以接受針對項目管理部工作質(zhì)量的投訴為主，起到對獨立項目的監(jiān)督作用。二級渠道：項目管理部接訴，要求在業(yè)戶入住時發(fā)放《投訴處理程序》（內(nèi)容可包括投訴電話、投訴接待部門人員姓名和坐班時間、投訴人保密制度），在顯眼處設(shè)置投訴信箱等。
3、專設(shè)投訴處理部門，設(shè)置接收、處理、反饋、回訪一條龍服務(wù)，授權(quán)給接待客戶投訴的員工，讓他們來解決問題，既可增強(qiáng)接訴人員的責(zé)任心也可防止扯皮現(xiàn)象產(chǎn)生。
4、詳細(xì)記錄所有的投訴，然后對其進(jìn)行分析以理解問題的根源，舉一反三。可就單一投訴事件作分析，也應(yīng)以時間段運用統(tǒng)計模型或趨勢等方法來作進(jìn)一步分析，以期為今后的決策提供依據(jù)。
投訴處理原則和技巧
客戶投訴的有效處理是接訴人員應(yīng)該具備的一個重要的技巧，有些時候投訴處理不好，不僅僅給物業(yè)管理企業(yè)的形象、品牌帶來影響，甚至?xí)o物業(yè)管理費的收繳帶來很大的影響。比如說一些大的投訴，可能會打官司，會拖很長時間，會引起新聞媒體的介入，甚至因為某一個投訴而跨掉。
1、面帶微笑（注意，若是電話接聽，也要面帶微笑，因為“微笑”是“聽”得見的），耐心傾聽，不隨意打斷，不與爭辯。
2、當(dāng)面詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容，使投訴者感到被重視。
3、適當(dāng)重復(fù)投訴內(nèi)容，并表示同情和理解，運用“角色轉(zhuǎn)換”、“將心比心”的心態(tài)，以加強(qiáng)交流與溝通，讓投訴者的心態(tài)得以平衡。
4、待投訴者平靜下來后，及時提供解決方案以解決問題。
5、承諾在一定的時間內(nèi)會給予回復(fù)并且信守承諾，及時采取措施，盡快處理投訴內(nèi)容。
6、投訴處理完畢后，確認(rèn)提供方案達(dá)到或超過客戶的期望值，把投訴處理的結(jié)果以走訪、電話、信函等方式直接反饋給投訴者，及時的回復(fù)可顯示物業(yè)管理企業(yè)的工作時效。
7、真誠地對投訴者表示感謝，不管它是多么的微不足道，也要感謝他們的投訴、感謝他們的信任與支持。
8、歸類、分析各類投訴記錄，總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，完善和改進(jìn)管理及服務(wù)工作。
9、針對無效投訴處理，作為接訴人，決不能以“不關(guān)我們的事”的冷漠態(tài)度拒他人以門外，因為作為普通業(yè)戶不一定都能以專業(yè)角度分得清什么屬于或不屬于物業(yè)管理范疇的。所以，也應(yīng)耐心聽講，表示理解的同時，婉轉(zhuǎn)說明理由或情況，真誠求得投訴者的諒解。有的業(yè)戶其實也非常想知道物業(yè)管理的范疇，只是無人傾訴，為求一吐為快，物業(yè)人員也可借此機(jī)會與業(yè)戶溝通，增加其對物業(yè)管理的理解。當(dāng)然，我們有時也可適當(dāng)做些“分外之事”，如以物業(yè)公司出面幫助調(diào)解、協(xié)調(diào)解決與第三方的矛盾，體現(xiàn)物業(yè)管理的服務(wù)水平，超出業(yè)戶滿意，與業(yè)戶拉近距離。
以上僅為筆者對客戶投訴的一些看法，旨在提醒物業(yè)管理企業(yè)在與業(yè)戶交往過程中，務(wù)必切實重視客戶投訴和抱怨，不做表面文章，不片面追求“客戶滿意率”上的陽光數(shù)字，因為細(xì)節(jié)決定成敗，只有在雨天送上一把傘才更能虜獲人心。
原載于《現(xiàn)代物業(yè)·新業(yè)主》2006年第9期總第51期