工程圖紙、技術資料的收集與歸檔
物業服務企業接管小區以后，移交方有可能同時將相關的設備設施的工程圖紙和技術資料一并移交給物業服務公司。但在更多的時候，相當多的圖紙、技術資料，移交方可能會以分期、分批的形式向物業服務公司移交。因此，前期工程部應設立專職檔案員會同各專業主管人員做好工程圖紙、技術資料的整理、歸檔工作。應按專業的劃分，將相關的圖紙、資料分類進行整理、編號，并建立全部工程圖紙、技術資料的總目錄。購置專用檔案柜及檔案資料盒。將全部圖紙、技術資料分別置放、妥善保管。
在每個檔案柜上，應以大小合適的口取紙或其它標識材料做好標識，注明該檔案柜內的圖紙、技術資料的內容；在每一個檔案資料盒內的第一頁，應是該盒內各種圖紙、技術資料的詳細清單。
建立嚴格的工程圖紙、技術資料的管理制度，以防止圖紙、技術資料的損壞和丟失。任何人借閱圖紙、資料時，均須做好借閱記錄，逾期不還的資料員／文員應及時予以追回或辦理延期借閱手續。對于重要設備的技術資料(如設備使用說明書等)，應進行復制。妥善保管好原件。重要設備的原始技術資料原則上不應外借。
由于項目人員流動的必然性，一些存放于今人手中的設備技術資料，特別是前期顧問小組成員在項目現場所手繪的一些現場實際狀況的草圖、照片，可能會流失。而這些資料恰恰是日后日常管理的寶貴資料，前期工程經理及專業主管應特別引起重視。應及時收集并做好備份工作。
設備初始檔案的建立
接管驗收之后，作為工程管理部應及時著手建立設備檔案，收集、整理設備的原始資料。首先，應根據圖紙及實物建立一個所轄設備的清單(也可稱作設備總表)。如果在移交時，移交方已提供了總的設備清單，工程管理部各主管人員應對其中的設備逐臺予以確認，確保清單上設備的安裝位置、規格型號，服務區域與實際情況及設計圖紙相符。設備初始檔案資料包括：產品的合格證、產品的質量證明書、設備的安裝使用說明書、設備的供貨合同、產品的檢驗報告、設備的安裝調試記錄、試運行記錄、設備的安裝圖紙及裝配圖紙、設備的備品備件清冊、專用工具清單及使用方法說明、設備的改裝記錄、進口設備的商檢報告等。這些資料必須妥善保管。
重點設備技術資料的收集與整理
重點設備包括冷水機組、電梯、鍋爐、消防中控系統設備和樓宇自控系統主機、保安監控系統設備、衛星接收設備、電話交換機、高壓變配電設備、擦窗機、壓力容器及一些價值較高的進口設備。
對于上述設備技術資料的收集應盡可能地做到完整。這樣對日后的設備維護是極為有益的。壓力容器、鍋爐、電梯及擦窗機設備等屬于特種設備，這些設備政府部門是要定期強制檢驗的。因此，必須要進行認真的收集，力求齊全并要單獨妥善保管。
一般來說，物業服務企業項目工程部應收集的重點設備資料包括：
電梯：產品合格證、電梯安裝合格證書、出廠裝箱明細表、電梯安裝工程施工技術資料。安裝使用維護保養說明書、電梯隨機圖紙、圖冊、質量監督核定證書。電梯安全檢驗合格證、電梯安全使用許可證、電梯安全檢驗報告書、起重機械安全技術檔案。
壓力容器：壓力容器清單、壓力容器使用說明書、壓力容器質量證明書、設計圖紙(圖紙上須蓋有技術監督部門的制造許可證章)、壓力容器的檢驗報告書(由特種設備檢驗所出具，進口設備的壓力容器應有市級政府部門的檢驗及商檢報告)、壓力容器報裝申請單、壓力容器使用許可證、安全附件的檢驗合格證(如安全閥等)。
鍋爐：鍋爐的資料除應有壓力容器所述的資料外，還應有受壓部件的強度計算書、鍋爐房的設計圖紙、安裝單位的資料等。
衛星機房設備：除工程圖紙、技術資料外還應有衛星電視接收許可證。
冷水機組：安裝圖紙、產品合格證、機組使用維護說明書、調試記錄、試運行記錄、蒸發器／冷凝器的壓力容器的相關資料(見壓力容器的技術資料)、隨機專用工具及隨機備件清單等。
同所有的設備一樣，上述各種設備的售后服務信息資料應該準確地收集，內容包括：售后服務單位的地址、聯系電話、聯系人，項目所在地有無辦事處等。這些資料均應詳細整理列表作為設備檔案的一部分認真保存。
對重點設備技術資料的收集和整理，還應重視設備供貨合同中的一些事項，如設備保修期的起始及終止的時間，有些設備雖然我們已經接管了，但因為還在保修期之內，這時期如果設備出現鼓障，需要修理及更換零部件，就應該請廠家人員來解決或提請移交方注意設備的檢修應由廠方解決。這樣，既節省物力也節省人力，并免去了不必要的開支。還有，在大型設備的供貨合同中如冷凍機組的供貨合同，其中一般含有關于操作人員的培訓事項。并且，關于培訓的方式、地點及培訓的費用在合同中會有詳細說明。因此，收集此類資料更應引起前期工程人員的重視。有時，因為牽扯到許多方面的因素，我們拿不到供貨合同，此時作為前期工程的運作人員應盡可能主動地向移交方的有關人員了解這方面的內容。
設備備品、備件的收集與管理
設備備品、備件的收集應引起前期工程管理人員尤其是工程經理及專業主管的足夠重視。在這里著重提一下進口備件的收集與整理工作。設備隨機可能帶有一些常用的易損件，如溫度、壓力的傳感器、水泵的機械密封、水封環，離心式冷水機組的冷媒過濾器、潤滑油過濾器、水室蓋兒墊床等，還有設備檢修用的專用工具。這些備件、專用工具在接管應注意重點收集、整理，這些備件、工具在設備出現故障時，如果臨時采購將會有較長的供貨周期及比較昂貴的價格并且會對我們的服務工作有所影響。因此，接管后一定要及時入庫建帳，打印出清單并歸檔備查。
進口設備的備品備件的收集還應了解、掌握該設備的供貨渠道，在接收設備檔案時應注意向移交方索要備件清單 (SPARELIST)，同所有設備一樣，要準確掌握供貨商的信息(單位地址、單位名稱、聯系電話、聯系人等)。進口設備的備件，從其日后維修的角度來看，用量很小，因此購買困難并且價格昂貴。所以，在收集與管理時，必須引起足夠的重視。同時，避免因保管上的不當而造成損壞及丟失。
市政設施接駁及竣工資料的收集與整理
新建物業項目的供水、供電、天然氣及熱力、排水管道等市政工程的施工—般是由市政公司進行。在對這些市政工程接駁資料收集時，應注意了解具體的施工單位、聯系人的信息資料。例如，天然氣的供給是來自哪個管網所，應了解其聯系人、聯系電話。要注意收集燃氣調壓站／箱的施工／竣工圖紙，管道的打壓記錄、關于調壓站的管理文件(自管還是由天然氣公司代管)。因為，如果是自管應有建設單位與天然氣公司簽署的自管協議，物業服務公司的人員要有上崗證，并且需要進行專門的培訓。
電力設施的施工／竣工資料的收集也很重要。供電電纜來自哪個開閉站，變電室設備的安裝單位的名稱、聯系電話、聯系人以及高壓供電設備的試驗記錄等信息資料。
在收集這些市政工程接駁資料時，還應注意收集建設單位的開工申請及相關的手續辦理的資料(供水、供電、供氣、排水等方面的協議或批文等)。室外供水、排水、供氣、熱力、電力管線等設施的竣工圖，竣工驗收資料；項目供水指標的確認資料、水平衡的測試報告，節水管理部門主管人員的聯系電話等。
此文分享自中國物業管理